Catálogo y pedidos por WhatsApp para joyería mayorista: dejar las notas de voz atrás

La joyería mayorista en Colombia trabaja casi 100% por WhatsApp: notas de voz, capturas del catálogo, "tengo este modelo nuevo, ¿le interesa?". Funciona, pero se pierden pedidos por la caótica gestión: notas de voz que no se escuchan a tiempo, precios mal calculados, productos prometidos que ya no hay en stock.

Esta guía cuenta cómo se ordena ese flujo con una recepcionista IA sin sacar al humano del proceso.

El problema en una joyería mayorista típica

Un proveedor mayorista con 30-100 clientes recurrentes maneja:

• 50-200 mensajes diarios entre cotizaciones, pedidos y consultas de stock.
• 20-40 cotizaciones al día que requieren consultar precios por volumen.
• Notas de voz que llegan en horas no laborales y se contestan al día siguiente.
• Errores de cálculo: precio mayorista mal aplicado, descuento olvidado, producto sin stock prometido.

El resultado: ventas que se pierden por lentitud y errores que cuestan dinero o relación con el cliente.

Cómo se ordena con IA

Catálogo navegable por WhatsApp

El cliente puede explorar el catálogo así:

Cliente: "¿Qué argollas tienes para 14 quilates?"

Bot: "Te muestro las disponibles en 14k:

1. Modelo Clásica - 12mm - 450k cop x unidad
2. Modelo Premium - 14mm - 580k cop x unidad
3. Modelo Vintage - 11mm - 510k cop x unidad ¿Te paso fotos de alguna?"

El cliente pide foto del modelo 2, el bot la envía con descripción técnica. Sin notas de voz, sin esperar al vendedor.

Stock en vivo

Cada producto del catálogo está sincronizado con tu Sheet de inventario (o tu sistema si tienes uno). Si pides 30 unidades del modelo Premium, el bot mira el stock real:

Bot: "Tengo 18 disponibles del modelo Premium en 14k. ¿Te sirven? Si necesitas 30, puedo combinar 18 ahora + 12 que llegan el viernes. ¿Lo armo así?"

Sin promesas falsas. Sin productos vendidos dos veces.

Cotización con precio por volumen

El bot maneja la lógica de precios mayoristas:

• 1-9 unidades: precio unitario completo.
• 10-29 unidades: 5% descuento.
• 30-49 unidades: 10% descuento.
• 50+: 15% descuento + envío incluido.

Si el cliente pide 25 modelo Clásica + 15 modelo Premium, el bot calcula:

Bot: "Pedido total:

• 25 x Clásica @ 425k (5% desc) = 10.625k
• 15 x Premium @ 551k (5% desc) = 8.265k Subtotal: 18.890k cop Envío Bogotá: 80k cop Total: 18.970k cop

¿Confirmo el pedido?"

Envío del pedido al vendedor

Cuando el cliente confirma, el sistema:

1. Crea el pedido en tu Sheet de ventas con todos los datos.
2. Descuenta el stock provisional.
3. Notifica al vendedor humano por WhatsApp: "Pedido nuevo de Joyas Andrea por 18.970k cop. Confirmar envío".
4. El vendedor revisa, confirma método de pago y coordina entrega.

El humano sigue cerrando, pero ya no captura datos manualmente ni calcula precios.

Cotizaciones recurrentes

Para clientes que pasan pedidos cada 15-30 días, el bot puede sugerir:

Bot: "Hola María, hace 25 días pasaste pedido de argollas Clásica. Tienes stock por reponer? Te puedo armar lo de siempre o quieres revisar el catálogo nuevo."

Esto genera 30-40% de ventas recurrentes sin que el vendedor toque el teléfono.

Lo que NO automatizamos

• No confirmamos pago. El humano verifica transferencia o efectivo.
• No negociamos precios fuera del rango definido. Si el cliente pide descuento extra, el bot deriva.
• No improvisamos productos que no están en el Sheet de inventario.
• No prometemos plazos de envío sin que el vendedor confirme.

Cómo se integra con tu operación

Para una joyería mayorista típica usamos:

• WhatsApp Business API sobre tu número.
• Google Sheets con catálogo, stock e historial de pedidos (o tu ERP si tienes uno).
• GPT-4o con prompt configurado a tu lista de productos y reglas de precio.
• n8n orquestando catálogo, stock, precio y notificación al vendedor.

Si quieres ver cómo se compara con Wati o ManyChat para este caso, lee la comparativa de herramientas.

Cuánto cuesta

Para joyería mayorista típicamente recomendamos el paquete Vertical (1.200 USD setup + 500 USD/mes) porque el catálogo y la lógica de stock son específicos del nicho. Esencial y Pro se quedan cortos.

En perspectiva

Una joyería mayorista con 60 pedidos/mes y ticket promedio de 1.500.000 COP suele recuperar la inversión inicial en 2-3 meses, porque el sistema permite atender más pedidos con la misma estructura y reduce errores de stock que antes costaban relación con clientes. La operación se vuelve escalable: puedes manejar 200 pedidos/mes sin contratar más vendedores.